Fallen Stornierungskosten an, wenn Sie als Kunde die Veranstaltung bereits storniert haben, als die Möglichkeit der Durchführung ohne staatliche Einschränkungen möglich gewesen wäre?
Die im Reservierungsvertrag vereinbarten Stornierungsregelungen greifen. Der Kunde hat aus internen Gründen die Veranstaltung abgesagt, die Kosten müssen beglichen werden. Manche Hotelbetriebe handeln aus Kulanzgründen und bieten eine Veranstaltungskompensation zu einem späteren Termin an. Bitte beachten Sie, das Hotel- und Gaststättengewerbe gehört zu einer der Branchen, die am meisten Einbußen während der Krisensituation hinnehmen muss. Ihre Stornierungskosten ermöglichen einen geregelten Übergang bis staatliche Unterstützungsmaßnahmen, beispielsweise Kurzarbeiterregelungen, greifen.
Wie verhalten Sie sich bei einer gebuchten und geplanten Veranstaltung, wenn ein Veranstaltungsverbot vorliegt?
Eine Veranstaltungsbuchung, wie auch eine Hotelbuchung gehört auf Grund der vertraglich vereinbarten Leistung zu einem fixen Termin zu den sogenannten “Fixgeschäften”. Fixgeschäfte sind ähnlich wie verderbliche Waren. Ist der vereinbarte Termin vorbei, ist die Vereinbarung wertlos. Gibt es für das vereinbarte Veranstaltungsdatum ein Veranstaltungsverbot in diesem Bundesland, so gilt der Tatbestand der “Unmöglichkeit”. Die vereinbarte Leistung darf nicht erbracht werden. Das Hotel kann nicht leisten und darf keine Rechnung, auch keine Stornorechnung stellen. Der Kunde kann nicht gezwungen werden, dass er die Veranstaltung zu einem späteren Zeitpunkt durchführen muss. Aber beide Parteien dürfen sich auf eine spätere Durchführung einigen.
Tipp:
Beugen Sie Verwirrung vor und fragen Sie einfach neu an. Dann sind die beiden Vorgänge (alt-konnte nicht stattfinden und neu) separiert und es können neue Stornierungskonditionen vereinbart werden.
Sollte diese Veranstaltung auf Grund von behördlichen Verordnungen erneut nicht stattfinden, dann gilt die gleiche Vorgehensweise. Grundsätzlich ist es immer hilfreich, wenn Sie mit dem Hotel in Kontakt bleiben. Eine kurze E-Mail, dass die vereinbarte Veranstaltung aus behördlichen Gründen nicht stattfinden kann, genügt, um anzuzeigen, dass Sie sich daranhalten werden. Freundlicherweise können Sie dann auch gleich dem Hotel mitteilen, dass sie für einen anderen Zeitpunkt eine neue Anfrage senden werden.
Ihre gebuchte und geplante Veranstaltung findet erst in der Zukunft statt, eventuell zu einem Zeitpunkt nachdem behördliche Veranstaltungsverbote bereits aufgehoben sind?
Fallbeispiel: Sie haben eine Veranstaltung mit 30 Personen für Mitte Juli 2020 gebucht. Sie wissen heute nicht, ob die Veranstaltung auf Grund von behördlichen Einschränkungen stattfinden darf.
Fall 1: Die kostenfreie Stornierungsfrist läuft in der Woche, in der Sie sich befinden, ab. Antwort: Sie nehmen über die Nachrichtenfunktion im MICE Portal Kontakt zum gebuchten Hotel auf und äußern, dass Sie die Veranstaltung kostenfrei stornieren werden, es sei denn, das Hotel bestätigt die neuen Stornierungsbedingungen, kostenfreie Stornierung bis 7 oder maximal 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn. Die Einigung muss aus revisionsgründen vom Hotel im Nachrichtenverlauf zurück bestätigt werden.
Fall 2: Die kostenfreie Stornierungsfrist liegt noch in der Zukunft. In diesem Fall warten Sie bis zu der Woche ab, in der die kostenfreie Stornierungsfrist abläuft und handeln dann, wie in Fall 1 beschrieben.
Fall 3: Die kostenfreie Stornierungsfrist ist bereits abgelaufen! Um Kosten zu sparen, warten Sie einfach ab, wie die behördlichen Anordnungen zu diesem Zeitpunkt sein werden. Sollte das gebuchte Veranstaltungsdatum in den Zeitraum behördlicher Einschränkungen fallen, darf diese nicht stattfinden, es fallen keine Kosten an. Wenn nicht, müssen Sie so oder so Stornierungskosten begleichen.
Sie planen bereits Ihre Veranstaltungen für die “Zeit nach Corona” und sind sich unsicher, ob zu diesem Zeitpunkt bereits wieder alles möglich sein wird?
Hier geht es um neue Buchungen, die jetzt für den Zeitraum nach behördlichen Einschränkungen geplant sind. Manche Firmenkunden haben keine klare innerbetriebliche Regelung veröffentlicht.
Unsere Veranstaltung kann auf Grund der behördlichen Verordnungen nicht durchgeführt werden, wer übernimmt die Kosten?
Behördliche Anordnungen auf Grund des Infektionsschutzgesetzes untersagen die Durchführung einer Veranstaltung. Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Regelungen pro Bundesland. Eine Veranstaltungsbuchung, wie auch eine Hotelbuchung gehört auf Grund der vertraglich vereinbarten Leistung mit einem fixen Termin zu den sogenannten “Fixgeschäften”. Fixgeschäfte sind ähnlich wie verderbliche Waren, ist der vereinbarte Termin vorbei, ist die Vereinbarung wertlos. Liegt zum vereinbarten Veranstaltungsdatum in diesem Bundesland ein Veranstaltungsverbot vor, so gilt der Tatbestand der “Unmöglichkeit” vor. Die vereinbarte Leistung darf nicht erbracht werden. Das Hotel kann nicht leisten und darf keine Rechnung, auch keine Stornorechnung stellen. Der Kunde kann nicht gezwungen werden, dass er die Veranstaltung zu einem späteren Zeitpunkt durchführen muss. Aber beide Parteien dürfen sich auf eine spätere Durchführung einigen.
Sie haben eine Veranstaltung vor der offiziellen Regelung vorsorglich storniert und erhalten eine Stornierungsrechnung?
Fallbeispiel: Der stornierte Zeitraum fällt in das behördliche Veranstaltungsverbot. Muss der Kunde dann die Stornorechnung begleichen oder nicht?
Hierzu gibt es keine höchstrichterliche Rechtsprechung. Falls Sie davon ausgehen, dass auf Grund der Pandemie zum geplanten Veranstaltungstermin ein behördlich angeordnetes Veranstaltungsverbot sein wird, dann dürfte dies als Grund ausreichend sein, um dies im MICE Portal als Stornierungsgrund anzugeben. Der Grund ist ausreichend bekannt und Ihre Chancen stehen somit gut, dass Sie dies auch durchsetzen könnten. Wir raten Ihnen, dies bei der schriftlichen Stornierung in einem Telefonat mit dem Hotel vorab zu klären und sich im Vorfeld zu einigen.
Sie haben eine Veranstaltung storniert und erhalten vor dem geplanten, storniertem Veranstaltungsdatum eine Stornierungsrechnung?
Fallbeispiel: Darf ein Leistungsträger vor Ablauf des geplanten Veranstaltungsdatums überhaupt eine Stornorechnung schicken oder muss er warten bis das Datum vorbei ist? Es könnte ja sein, dass der Kunde seine Stornierung zurückzieht und dann doch lieber Tagen möchte?
Dies dürfte davon abhängen, ob eine Durchführung des Vertrags zu diesem Zeitpunkt noch möglich ist. Das Hotel ist bei Erhalt einer Stornierung gehalten, seinen Schaden bzw. seine Aufwendungen gering zu halten. Dass heißt in der Regel wird das Hotel versuchen, einen anderen Mieter für die Räume zu finden und etwaigen weiteren Dienstleistern, wie Lebensmittellieferanten abzusagen, sein Personal anderweitig verplanen etc. All dies sollte in den Pauschalen bereits berücksichtigt sein. Ein einseitiges Recht, von der Stornierung „zurückzutreten“, würde ich daher im Allgemeinen (im Einzelfall kann dies anders sein) kritisch sehen. Vor diesem Hintergrund ist eine Rechnungsstellung auch schon vor dem Termin der ursprünglichen Veranstaltung üblich.
