Ratenverhandlungen

Wir unterstützen Sie bei der Gestaltung Ihrer Tagungspauschalen und geben Ihnen wertvolle Tipps, die Ihnen Zeit und Geld sparen. Die Verhandlungen erfolgen online über den MICE Portal Ratefinder und werden nach Abschluss der Verhandlungen per Knopfdruck in den MICE Portal Shop, das angeschlossene Buchungsportal, übertragen. Ausschreibungen und Rahmenvertragsverhandlungen werden standardisiert und beschleunigt durchgeführt. So wie Sie es bereits aus dem Einzelreisesegment gewohnt sind.

Der Einkauf erfolgt zu 100% zu Ihren Konditionen und ist damit steuer- und vergleichbar (z.B. Angebotsvergleich). Ihre Konditionen beinhalten die AGBs, Stornobedingungen, Tagungspauschalen sowie auch Zahlungsbedingungen, z.B. AirPlus.

Durch die Kombination von MICE Portal Ratefinder und Shop können Sie Synergien besser nutzen:

  • Vorher vom strategischen Einkauf definierte Leistungen und Preise werden nachher von der Operative auch 1:1 genutzt.
  • Strategischer Einkauf gibt das Gerüst vor, das Einsparpotential ist aber durch Buchungen der Operative zu erzielen.
  • Grundlage sind die konkreten Anforderungen der buchenden Abteilungen, vor allem auch um Akzeptanz zu sichern. Eine gemeinsame Umsetzung ist für eine erfolgreiche Einführung unumgänglich.

Standardisieren Sie die Einkaufs,- Abwicklungs- und Abrechnungsprozesse über ein Portal. Procure-to-Pay-Prozess mit dem MICE Portal.

Savings - ein klarer Vorteil im  MICE Portal

 

Das MICE Portal weist derzeit sieben verschiedene Savings aus, die durch den Einsatz der Buchungsplattform erzielt werden. Der Einkauf hat so die Möglichkeit diese statistisch zu analysieren und strategisch auszuwerten. Zu den hier generierten Savings gehören:

  • Rahmenvertragssavings
  • Promo-Savings: Rahmenvertragsparnter bietet für einen bestimmen Zeitraum eine günstigere Rate als verhandelt an
  • Spotsavings: entstehen durch Nachverhandlung von Angeboten
  • Lost und Won Savings: berechnen sich durch den Angebotsvergleich von mehreren Dienstleistern
  • Operative Saving: zum Beispiel Upgrade oder kostenfreies Referentenzimmer
  • Storno-Kompensation: Kompensation von Stornierungsgebühren

Unterm Strich ergeben sich bei der ROI-Analyse abzüglich der Kosten insgesamt 12 Prozent Savings, die Einkäufer und Eventmanager durch den Einsatz des MICE Portal beim Einkauf von Hotel- und Eventdienstleitungen sparen. Durch gezielte Bündelung des Veranstaltungsvolumens ist eine Steigerung der Savings innerhalb des ersten Jahres sogar bis zu 20 Prozent möglich.

Prozessoptimierung als Schlüssel zum Erfolg

Indirekte Güter, wie Veranstaltungen haben einen viel höheren Prozesskostenanteil als einfach zu beschaffende Güter wie Büromaterialien oder Produktionsmaterialen. Allein durch Prozessoptimierung ist eine Einsparung der Prozesskosten von 75% möglich. Das ist schon Grund genug, eine strategische Procurementlösung für den Veranstaltungsbereich zu etablieren.

Prozessoptimierung heißt:

  • Integration in die internen Bestellprozess/ SAP Schnittstelle
  • Ihren Rechnungsfreigabeprozess im MICE Portal abzubilden
  • Bündelung des gesamten Volumens über ein Portal
  • Diverse Reportingmöglichkeiten
  • Vergleichbarkeit durch standardisierte Bedarfsabfrage  
  • Zeitersparnis durch Arbeitserleichterung (Hotelvergleiche, u.ä.) 
  • Revisionssichere Protokollierung
  • Zentrale und schnelle Kommunikation über ein Medium/ erhöhter Abstimmungsbedarf bei indirekten Gütern
  • Erweiterungspotenzial vom E-Procurement bis zum E-Accounting   

Nicht zu vernachlässigen sind natürlich die monetären Vorteile, wie z.B. Rahmenverträge integriert zu verhandeln und im angeschlossenen Shop für die Operative zur Buchung bereitzustellen. Dazu kommt der wohl wichtigste Punkt eines unternehmenseigenen Buchungsportal: Sie können zu Ihren Konditionen und Zahlungsmodalitäten (AGBs, etc.) Veranstaltungen und Hotels einkaufen.  

 

 „Ohne Savings explizit aufzeigen und reporten zu können, macht eine Buchungsplattform keinen Sinn.“ 

Geschäftsführerin Josephine von Brühl

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